| 1. Mẫu dấu “Đến”
1.1. Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm 1.2. Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” - Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm. - Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận. - Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết - Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan. 2. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: 2.1. Bìa và trang đầu
(Bìa và trang đầu Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm) 1.2. Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu - (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); - (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị); - (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; - (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; - (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; - (6): Số thứ tự của quyển sổ. (Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng) 3. Mẫu đăng ký văn bản đến
3.1. Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) 3.2. Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến - Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”. - Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. - Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư. - Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. - Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư - Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. - Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. - Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. - Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có). 4. Sổ đăng ký văn bản mật đến
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại mục 3; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền. 5. Mẫu sổ đăng ký đơn thư
5.1. Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm; bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”. 5.2. Cách ghi sổ đăng ký đơn thư - Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”. - Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được. - Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư. - Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. - Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó. - Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. - Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư. - Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…).
6. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ……………………………(1) ………………………….. ………………………….. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) Cách ghi phiếu giải quyết văn bản đến: - (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến. - (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. - (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày, tháng, năm cho ý kiến. - (4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến. 7. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
7.1. Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm; bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...” 7.2. Cách ghi sổ chuyển giao văn bản đến - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân. - Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. - Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. - Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. - Cột 5: Ghi những điểm cần thiết. 8. Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến mục 7 và ghi thêm cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” , “Tuyệt mật”) của văn bản đến. 9. Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
9.1. Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”. 9. 2. Cách ghi sổ theo dõi giải quyết văn bản đến: - Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn bản đến. - Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư. - Côt 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. - Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền. - Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định. - Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến. - Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác. 10. Sổ đăng ký văn bản đi
10.1. Mẫu sổ sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”. 10. 2. cách ghi Sổ đăng ký văn bản đi - Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản. - Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản. - Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. - Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản. - Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. - Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu. - Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành. - Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác. 11. Sổ đăng ký văn bản mật đi
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền. 12. Mẫu bì văn bản (bao thư)
12.1. Hình dạng và kích thước; bì văn bản phải được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 2 phần bằng nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau. 12.2. Cách trình bày và viết bì: - (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. - (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần). - (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). - (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). - (5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì. - (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản. - (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản. - (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./. 13. Mẫu sổ chuyễn giao văn bản đi
13.1. Sổ chuyển giao văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi". Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu trên. 13.2. Cách ghi chuyễn giao văn bản đi - Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. - Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. - Cột 3: Nơi nhận văn bản. - Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức. - Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác. - Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. - Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì. 14.. Mẫu sổ gửi văn bản đi bằng đường bưu điện
14.1. Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm; bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”. Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột như trên. 14.2. Cách ghi sổ gửi văn bản đi bằng đường bưu điện - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. - Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. - Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản. - Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi - Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có). Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác. 15. Mẫu sổ sử dụng bản lưu
15.1. Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa và trang đầu. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ 15.2. Cách ghi sổ sử dụng bản lưu: - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu. - Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu. - Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản. - Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. - Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư. - Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu. - Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu. - Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu. - Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép). Trên đây là hướng dẫn mẫu quản lý văn bản đi, đến, Chi cục Văn thư-Lưu trữ đề nghị các đơn vị Sở, ngành, UBND các huyện, thị thành phố triển khai áp dụng./. NĐ
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
