Thực hiện Kế hoạch số 12/KH-UBND, ngày 28/01/2016 của UBND tỉnh Kiên Giang về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016. Từ ngày 27/10/2016 đến ngày 15/11/2016, Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang đã thành lập Đoàn Kiểm tra và tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đơn vị. Đoàn do ông Ngô Công Tước, Giám Đốc Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang làm Trưởng đoàn.
Theo đó, Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại 05 đơn vị cấp cấp tỉnh (Sở Tài chính; Chi cục Thủy sản; Chi cục Quản lý chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản; Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật; Chi cục Chăn nuôi và Thú y) và 13 đơn vị cấp huyện bao gồm các phòng Tài chính – Kế hoạch; Tài nguyên và Môi trường; Giáo dục và Đào tạo và Phòng Nội vụ thuộc các huyện Tân Hiệp, Phú Quốc; An Minh và Phòng Tài Chính - Kế hoạch huyện An Biên. Nội dung kiểm tra bao gồm: Công tác tuyên truyền, triển khai quán triệt thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức cán bộ; xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về văn thư, lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
Tại các đơn vị được Kiểm tra, Đoàn đã tổng kết và đánh giá những kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị như sau: Thứ nhất, đa số các sở, ngành, UBND các thị xã, thành phố được kiểm tra (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) đã thực hiện tốt công tác tuyên truyền, triển khai quán triệt thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, đối với 03 huyện An Minh, Phú Quốc, Tân Hiệp đã tổ chức được 03 lớp tập huấn nghiệp vụ công tác VTLT và triển khai các văn bản. Nhiều cơ quan, đơn vị đã ban hành kịp thời các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Sở Tài Chính, Chi cục Thủy sản, Phòng Nội vụ Phú Quốc, UBND huyện An Minh, Tân Hiệp…, đã tạo sự chuyển biến về nhận thức và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Thứ hai, các cơ quan, đơn vị đều đã bố trí được cán bộ kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. Thứ ba, các cơ quan, đơn vị đã lập được các loại sổ quản lý văn bản đi, đến, bước đầu ứng dựng được công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Sở Tài chính, Chi cục Thủy Sản, Chi cục Quản lý chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản. Thứ tư, công tác soạn thảo và ban hành văn bản cơ bản đáp ứng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Tuy nhiên, qua kiểm tra cũng phát hiện những hạn chế, yếu kém, thể hiện: Việc tuyên truyền thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ còn thiếu các văn bản quy định của UBND tỉnh như: Quyết định số 19/2014/QĐ-UBND; Chỉ thị số 1917/CT-UBND; và Quyết định số1663/QĐ-UBND, Ban hành Quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Kiên Giang. Còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa ban ban hành được các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ cơ quan; chưa thực hiện được việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; bản lưu văn bản tại văn thư một số cơ quan, đơn vị còn chưa đóng dấu; Công tác chỉnh lý tài liệu tích đống thao Đề án đã được UBND tỉnh phê duyệt còn chậm so với tiến độ; Nhiều cơ quan đơn vị chưa bố trí được phòng, kho lưu trữ để bảo quản tài liệu.
Đối với từng đơn vị được kiểm tra, Đoàn Kiểm tra đã có kết luận về ưu, khuyết điểm nổi bật. Qua kiểm tra Đoàn Kiểm tra đã kiến nghị các đơn vị: Khắc phục ngay các hạn chế, thiếu sót đã được Đoàn Kiểm tra kết luận tại cuộc làm việc với từng cơ quan, địa phương, đơn vị; kiến nghị các đơn vị chưa bố trí được phòng, kho bảo quản tài liệu cần bố trí trí ngay tránh trường hợp làm hư hại và thất lạc tài liệu; đối với công tác chỉnh lý tài liệu theo Đề án được UBND tỉnh phê duyệt, các cơ quan, đơn vị cần chủ động xây dựng dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; Chấn chỉnh việc bản lưu văn bản tại văn thư cơ quan chưa đóng dấu./.
Tin và ảnh: Văn Việt
