Khác với tài liệu lưu trữ hành chính và các loại tài liệu lưu trữ khác, hồ sơ nhân sự thường bao gồm những tài liệu liên quan đến đời sống của các cá nhân như lý lịch, các văn bản xác nhận về quyền sở hữu tài sản, địa vị xã hội, quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân. Rõ ràng hồ sơ nhân sự là một loại tài liệu rất đặc thù, rất riêng về những con người cụ thể (hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức).
Hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức bao gồm:
- Tài liệu liên quan đến lịch sử của mỗi cá nhân: Khai sinh, giá thú, các bản khai lý lịch tự thuật (kể cả các bản khai bổ sung hàng năm) do các cơ quan quản lý nhà nước cấp (do UBND xã, phường hoặc cơ quan, tổ chức quản lý người đó xác nhận).
- Tài liệu liên quan đến việc tham gia của cá nhân ở các tổ chức đảng, đoàn thể, các hội. Loại tài liệu này thường có các quyết định kết nạp, thẻ đảng viên, đoàn viên, hội viên cùng các giấy tờ khác liên quan.
- Tài liệu liên quan đến học vấn và nghề nghiệp của cá nhân. Ví dụ như giấy tờ xác nhận các trình độ mà cá nhân đó trải qua: Các văn bằng tốt nghiệp Trung học, Đại học, sau Đại học; các chứng chỉ xác nhận trình độ ngoại ngữ, tin học, trình độ tay nghề…của các cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.
- Tài liệu liên quan đến tài sản riêng của cá nhân như giấy tờ xác nhận quyền sở hữu nhà đất, ruộng vườn, trang trại cũng như những số liệu về thu nhập của cá nhân trong quá trình làm việc của họ ở cơ quan, tổ chức.
- Tài liệu về tình trạng sức khỏe của cá nhân. Những tài liệu này do thầy thuốc ở các bệnh viện, Hội đồng giám định y khoa hoặc có thể do người có thẩm quyền ở cơ quan Thương binh và Xã hội cấp liên quan đến tình trạng sức khỏe và bệnh tật của đương sự như các loại giấy khám sức khỏe, xác nhận mức độ sức khỏe, tài liệu giám định y khoa…
- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật (nếu có); tài liệu về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, điều chỉnh nâng bậc lương…Loại tài liệu này thường có các quyết định của Thủ tướng, các cơ quan, tổ chức và các giấy tờ liên quan kèm theo. Ví dụ biên bản xét khen thưởng (hoặc kỷ luật), bản kê khai thành tích hoặc bản kiểm điểm của cá nhân, đơn đề nghị xin chuyển đơn vị công tác….
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, trong hồ sơ nhân sự của cá nhân trong cơ quan, tổ chức không bắt buộc phải có tất cả các loại giấy tờ, tài liệu nói trên. Song nhìn chung, đây là những loại giấy tờ, tài liệu phổ biến, khi xem xét chúng cần phải quan tâm thỏa đáng.
Khác với tài liệu xuất xứ cá nhân nói chung, hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức chỉ bao gồm: hồ sơ nhân sự được hình thành do nhu cầu của hoạt động quản lý con người, chủ yếu phục vụ công tác tổ chức của cơ quan. Những hồ sơ nhân sự này tuy phần lớn không có giá trị lưu vĩnh viễn (ngoại trừ những hồ sơ nhân sự của những người nổi tiếng thuộc thành phần phông lưu trữ cá nhân), nhưng có giá trị đặc biệt, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ quản lý của cơ quan, tổ chức trong một thời gian tương đối dài.
Hồ sơ nhân sự phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý từng con người cụ thể, nhân tố quyết định đến toàn bộ sự tồn tại và vận hành của cơ quan, tổ chức. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức mà trực tiếp là bộ phận tổ chức cán bộ, thì hồ sơ nhân sự được coi là phương tiện quan trọng để xem xét, đánh giá con người chính xác trong mọi trường hợp như bố trí, điều động, đề bạt vào những vị trí công việc thích hợp cũng như khen thưởng, điều chỉnh nâng bậc lương….
Ở nước ta chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định một cách thống nhất và đầy đủ thời hạn và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự. Riêng trong “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu của Đảng ở Trung ương” do Cục lưu trữ Trung ương Đảng (nay là Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) ban hành ngày 26/10/1988 chỉ có một quy định chung là “Hồ sơ cán bộ trong các cơ quan” sau 70 năm thì đánh giá lại. Một số văn bản của cơ quan chuyên trách về công tác tổ chức cán bộ cũng chủ yếu nói đến việc bảo quản, bảo mật loại hồ sơ nhân sự này tại cơ quan mà không nói đến lưu trữ như thế nào, lưu trữ bao nhiêu năm. Song về mặt lý thuyết, trong các lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) tức là những “lưu trữ có thẩm quyền thu thập, bảo quản cố định và tổ chức sử dụng tài liệu có giá trị lịch sử…”. Nói cách khác là ở các lưu trữ lịch sử, chúng ta chỉ thu thập, bảo quản những tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn là chủ yếu và một phần tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài của lưu trữ cơ quan.
Về bản chất, hồ sơ nhân sự chủ yếu bao gồm những tài liệu có giá trị hiện hành, cho nên, những hồ sơ nhân sự không cần thiết phải giao nộp vào các lưu trữ lịch sử. Vậy những hồ sơ nhân sự này bảo quản ở đâu và bảo quản ở đó bao nhiêu năm?
Theo sự phân cấp quản lý nhân sự trong các cơ quan, tổ chức, hồ sơ nhân sự được lưu trữ và bảo quản tại cơ quan, tổ chức mà cá nhân đó làm việc. Những hồ sơ nhân sự này cần được thống kê và bảo quản riêng theo một chế độ thống nhất. Như vậy sẽ có nhiều tiện lợi cho hoạt động quản lý như: tra tìm nhanh chóng, phục vụ kịp thời để lãnh đạo ra những quyết định chính xác…
Khi cá nhân nào đó được điều động, thuyên chuyển sang cơ quan, tổ chức khác thì hồ sơ nhân sự có liên quan được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới. Nếu cá nhân chấm dứt thời gian làm việc ở cơ quan, tổ chức nào (như nghỉ hưu, nghỉ mất sức… theo chế độ) thì hồ sơ nhân sự của người đó sẽ được bảo quản cố định tại cơ quan cho đến khi được phép đánh giá loại hủy.
Trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, không còn tư cách pháp nhân thì hồ sơ nhân sự của cơ quan đó phải được chuyển giao cho cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp của nó. Những hồ sơ nhân sự này phải được bảo quản ít nhất 75 năm kể từ ngày sinh của cá nhân đó, sau thời gian đó, hồ sơ nhân sự được đánh giá lại. Nếu hồ sơ nhân sự của nhân nào thực sự không còn giá trị sử dụng hoặc không làm phương hại đến lợi ích của những người có liên quan thì lập Hội đồng đánh giá, xem xét và quyết định loại hủy.
Tóm lại, hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức là một loại tài liệu mang ý nghĩa thực tiễn, phục vụ cho thực tiễn lãnh đạo và quản lý là chủ yếu. Do đó, nó cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận tại lưu trữ các cơ quan, tổ chức. Những hồ sơ nhân sự này được thống kê và bảo quản riêng với các tài liệu lưu trữ khác. Thời hạn bảo quản 75 năm. Sau đó sẽ được đánh giá, xem xét lại và quyết định có cần tiếp tục lưu trữ nữa hay không./.
NĐ
