Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang là cơ quan chấp hành, cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của tỉnh. UBND tỉnh chịu trách nhiệm chấp hành Hiếp pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng an ninh. Đồng thời thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở. Sau ngày đất nước được hoàn toàn thống nhất, thực hiện lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Tài liệu lưu trữ có giá trị về phương diện kiến thiết quốc gia” nên tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của UBND tỉnh từ đó đến nay đã được lưu giữ rất cẩn thận và hiện đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ khá đầy đủ. Nguồn tài liệu thu thập, bổ sung là các văn bản quản lý hành chính Nhà nước do UBND tỉnh ban hành và tài liệu của các cơ quan Trung ương. Tính đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thu thập và chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của phông lưu trữ UBND tỉnh từ năm 1975 đến năm 2007 với tổng số 1.999 hộp tài liệu với 6.920 hồ sơ tương đương gần 200 mét tài liệu. Khối lượng tài liệu này chứa đựng nhiều thông tin quan trọng, phong phú và đa dạng, có giá trị và ý nghĩa lịch sử về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng an ninh của tỉnh Kiên Giang.
Tài liệu phông lưu trữ UBND tỉnh gồm các loại như sau:
1. Các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan Trung ương gởi đến để hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện trong tất cả các mặt của đời sống kinh tế-xã hội.
2. Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước của UBND tỉnh như: Chỉ thị, Quyết định quy phạm pháp luật, Quyết định cá biệt, Đề án, Báo cáo, Kế hoạch,Tờ trình, Biên bản, Công văn, Số duyệt… và các loại văn bản thông thường khác
3. Tài liệu của các Sở, ngành chuyên môn, UBND các huyện, thị xã, thành phố, gởi đến để báo cáo, đề nghị, xin ý kiến chỉ đạo…
Trong 3 nhóm tài liệu kể trên thì nhóm tài liệu sản sinh trong qúa trình hoạt động quản lý nhà nước của UBND tỉnh là quan trọng nhất. Các tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước của UBND tỉnh bao gồm các nội dung cụ thể như sau:
- Quyết định của UBND tỉnh về việc thành lập các Sở, ban, ngành cấp tỉnh từ năm 1975 đến năm 2007.
- Quyết định của UBND tỉnh về Quốc hữu hoá bằng hình thức tịch thu tài sản và nhà cửa của các cá nhân, tổ chức bỏ trốn ra nước ngoài của những năm sau giải phóng.
- Quyết định của UBND tỉnh về việc giao chỉ tiêu ngân sách nhà nước cho các đơn vị trong toàn tỉnh qua các năm.
- Quyết định của UBND tỉnh về việc cho phép kết hôn với người nước ngoài và cho nhận con nuôi.
- Quyết định của UBND tỉnh về việc phê duyệt thiết kế dự toán và quyết toán vốn dự án đầu tư các công trình xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh.
- Quyết định của UBND tỉnh về việc phê duyệt phương án bồi hoàn đất đai, hoa màu, vật kiến trúc trên địa bàn tỉnh.
- Quyết định của UBND tỉnh về việc thu hồi đất,giao đất, cho thuê đất, chuyển quyền sử dụng đất và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ chức, cá nhân trong địa bàn tỉnh.
- Quyết định của UBND tỉnh về ban hành các loại giá cả trên địa bàn toàn tỉnh.
- Quyết định của UBND tỉnh về việc áp dụng biện pháp đưa vào cơ sở giáo dưỡng để giáo dục đối với các đối tượng vi phạm pháp luật.
- Quyết định của UBND tỉnh cho phép thành lập các doanh nghiệp, xếp hạng doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh và ưu đãi dầu tư cho các doanh nghiệp hoạt động trong địa bàn tỉnh.
- Các loại Báo cáo tháng, Báo cáo quý, Báo cáo năm, Báo cáo nhiều năm và Báo cáo chuyên đề của UBND tỉnh về tình hình kinh tế-xã hội của toàn tỉnh.
- Kế hoạch và định hướng phát triển kinh tế-xã hội trên địa bàn tỉnh.
Ngoài các tài liệu quan trọng trên phông lưu trữ tài liệu UBND tỉnh còn có các tài liệu quan trong khác như:
- Hồ sơ về việc quy hoạch các dự án và tập lưu bản vẽ các dự án, công trình trên địa bàn tỉnh.
- Các loại tài liệu, hồ sơ về việc giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân dân.
- Các văn bản hướng dẫn,chỉ đạo việc thực hiện xây dựng hệ thống thuỷ nông phục vụ sản xuất.
- Hồ sơ, tài liệu về chỉ đạo, hướng dẫn công tác thu phí, lệ phí và quy định các mức thu phí, lệ phí.
- Các tài liệu và quản lý tình hình công tác giá cả của các loại hàng hoá và quy định giá của các loại hàng hoá trên địa bàn tỉnh.
- Các loại bản đồ quy hoạch của các huyện, thị, thành phố trong tỉnh.
- Các tài liệu về chủ trương xây dựng và hoạt động của các nhà máy, các khu công nghiệp trong tỉnh.
- Hồ sơ, tài liệu về công tác trồng rừng, quản lý và bảo vệ rừng.
- Các tài liệu về công tác phòng chống lụt bão.
- Chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng và các chiến lược dài hạn các vần đề quan trọng về chủ trương, cơ chế, chính sách, chiến lược an ninh quốc phòng và đối ngoại…
Hệ thống tài liệu trên hiện nay không những được bảo quản an toàn với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại mà còn được đưa vào khai thác góp phần vào việc nghiên cứu khoa học, tìm hiểu lịch sử của các tổ chức và cá nhân trong tỉnh nói riêng và cả nước nói chung. Việc đưa tài liệu của phông lưu trữ UBND tỉnh ra phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của các tổ chức, cá nhân luôn được các công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ quan tâm và chú trọng. Hiện nay, Chi cục có đầy đủ các công cụ phục vụ việc tra cứu tài liệu lưu trữ như: Mục lục, bộ thẻ tra tìm, trang cơ sở dữ liệu, sổ quản lý công văn đi, đến. Qua đó giúp cho công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ ngày càng được nhanh chóng, kịp thời.
Khi đến khai thác tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, chúng tôi sẽ phục vụ khai thác tài liệu theo yêu cầu của độc giả như: nghiên cứu tại chỗ, phô tô, chứng thực. Đến với Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Kiên Giang quý độc giả sẽ được các công chức, viên chức của Chi cục hướng dẫn tận tình, phục vụ chu đáo và giải quyết các thủ tục nhanh chóng, chính xác. Mọi chi tiết xin liên hệ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 14 Ngô Gia Tự, phường An Hòa, Rạch Giá, Kiên Giang (điện thọai 077.3860038)./.
Trịnh Thị Mai
Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ
