Theo đó, đợt khảo sát được thực hiện chủ yếu các nội dung: Tên phông tài liệu, thời gian của tài liệu, tình trạng của phông hoặc khối tài liệu, công cụ thống kê tra cứu. Đối với các Sở, ngành tỉnh khảo sát tại Văn phòng (phòng Hành chính-Tổ chức) và các đơn vị trực thuộc, đối với 15 huyện, thị thành phố khảo sát tại UBND và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện.
Qua khảo sát thực tế, tổng số mét tài liệu hành chính đo được tại các đơn vị là 864 mét giá, tài liệu chuyên môn là 5.389,95 mét giá. Đa số hồ sơ, tài liệu của các đơn vị đã được phân loại sơ bộ theo từng năm, số còn lại chưa được phân loại, còn trong tình trạng bó gói, hiện đang bảo quản tại các phòng ban chuyên môn chưa tập trung vào kho lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, tại một số đơn vị do không đảm bảo được kho Lưu trữ và điều kiện bảo quản không tốt nên một số tài liệu đã bị ẩm mốc, hư hại.
Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những tồn tại cơ bản, phổ biến hiện nay ở mỗi cơ quan, tổ chức. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử, nếu càng kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị sẽ khó tránh khỏi. Theo quy định của Luật Lưu trữ, tài liệu nộp lưu và Lưu trữ lịch sử phải được chỉnh lý hoàn chỉnh. Vì vậy, trong thời gian tới chúng ta cần phải sớm xây dựng Đề án “Giải quyết tài liệu tích đống”, để có cơ sở thực hiện chỉnh lý tài liệu giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Có như vậy, công tác lưu trữ mới thực sự đi vào nề nếp./.
Văn Việt
