Công tác Lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Các thông tin trong tài liệu Lưu trữ như là những bằng chứng xác thực của một thời kỳ lịch sử vì nó có độ tin cậy cao và là các sản phẩm được hình thành trong quá trình hoạt động của tất cả các tổ chức, các cơ quan. Tài liệu Lưu trữ đặc biệt còn có ý nghĩa quan trọng trong cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho các hoạt động của xã hội.Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng cho chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật của tỉnh nói riêng và cả nước nói chung.
Với những ý nghĩa đó Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu Lưu trữ và đã khẳng định: “Tài liệu Lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN”.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động xã hội nói chung và hoạt động quản lý nói riêng các công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Kiên Giang (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) đã rất nổ lực trong việc thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ lịch sử. Tính đến nay Trung tâm Lưu trữ đã thu thập được 43 phông tài liệu của các Sở, ban, ngành trong tỉnh với 11.200 hộp và 35.462 hồ sơ tương đương với 1.120 mét giá tài liệu. Khối lượng tài liệu này chứa đựng nhiều thông tin quan trọng, phong phú và đa dạng, nó có giá trị và ý nghĩa lịch sử phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá theo từng giai đoạn lịch sử của tỉnh Kiên Giang.
Trong khối tài liệu đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ đặc biệt phải kể đến tài liệu của Phông Lưu trữ Tòa Hành Chánh tỉnh Kiên Giang. Đây là phông tài liệu có thời gian lưu trữ lâu nhất. Tuy nhiên sau năm 1975 do nhận thức chưa đúng khi tiếp quản khối tài liệu này từ chế độ cũ để lại nên khối tài liệu của phông Tòa Hành Chánh đã bị thất lạc nhiều. Sau ngày đất nước được hoàn toàn thống nhất đến nay, công tác lưu trữ được chú trọng nên tài liệu lưu trữ được giữ lại khá đầy đủ. Trong khối lượng tài liệu đồ sộ đó tiêu biểu phải kể đến các phông tài liệu sau: Phông lưu trữ UBND tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Cục Thuế tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân, Thanh tra tỉnh, Toà án tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư…. và phông tài liệu của nhiều các sở, ban ngành khác trong toàn tỉnh.
Các tài liệu trên chứa đựng nhiều nội dung góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế-xã hội của tỉnh. Cụ thể như: Tài liệu của các cơ quan Trung ương hướng dẫn, chỉ đạo về các lĩnh vực kinh tế-xã hội; Tài liệu về định hướng phát triển kinh tế-xã hội của tỉnh Kiên Giang; Tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản của tỉnh; hồ sơ tài liệu về đất đai, giá đất và giá cả các loại hàng hóa trên địa bàn tỉnh; Hồ sơ thanh tra xét khiếu tố, hồ sơ các vụ án do Tòa án nhân dân tỉnh xét xử; hồ sơ ưu đãi đầu tư của các doanh nghiệp; tài liệu về phát triển nông nghiệp, tài liệu về công tác trồng, quản lý và bảo vệ rừng… và nhiều loại tài liệu có giá trị khác.
Bên cạnh khối tài liệu trên, hiện nay Trung tâm Lưu trữ đã tiến hành thu thập và bảo quản được nhiều hình ảnh có giá trị lịch sử như: Hình ảnh của các Chủ tịch và Phó Chủ tịch của UBND từ năm 1945 đến nay, hình ảnh của các Đại biểu Quốc hội tỉnh Kiên Giang qua các thời kỳ, hình ảnh của các Bà mẹ Việt Nam anh hùng, hình ảnh các Anh hùng LLVT và Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới. Đây là một nguồn tài liệu quan trọng đối với những ai yêu thích và muốn tìm hiểu về lịch sử của tỉnh nhà.
Hiện nay, Trung tâm có đầy đủ các công cụ phục vụ cho việc tra cứu tài liệu lưu trữ như: Mục lục, bộ thẻ tra tìm, trang cơ sở dữ liệu, sổ quản lý công văn đi, đến. Hiện nay đã hoàn thành 88.367 phích tra tìm (từ năm 1975-2007) tra tìm tất cả các loại hình tài liệu của Phông lưu trữ UBND tỉnh. Bên cạnh đó công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ luôn được chú trọng. Hiện nay Trung tâm đã cập nhật đưa vào cơ sở dữ liệu được các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quan trọng khác của UBND tỉnh từ năm 1978 – 2007, qua đó giúp cho công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ ngày càng được nhanh chóng, kịp thời.
Trung tâm Lưu trữ-Điểm đến hấp dẫn của mọi độc giả. Khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Kiên Giang quý độc giả sẽ được các cán bộ, viên chức của Trung tâm hướng dẫn tận tình, phục vụ chu đáo và giải quyết các thủ tục nhanh chóng, chính xác.Vì thế hàng năm có trên 200 độc giả đến Trung tâm Lưu trữ để khai thác nghiên cứu tài liệu lưu trữ với trên 300 văn bản và khoảng 4000 trang tài liệu được khai thác.
Tài liệu lưu trữ là tài sản của quốc gia, dân tộc. Khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ không chỉ có ý nghĩa trong việc nghiên cứu khoa học, tìm hiểu lịch sử của các tổ chức cá nhân trong và ngoài tỉnh mà còn có ý nghĩa trong việc truyền bá lại cho thế hệ mai sau truyền thống lịch sử và văn hoá mà cha ông ta đã xây dựng. Qua đó giáo dục cho thế hệ trẻ phải biết quý trọng lịch sử, phải ra sức học hỏi để nâng cao trình độ góp phần xây dựng và phát triển tỉnh Kiên Giang ngày càng văn minh, giàu đẹp.
Hãy đến với Trung tâm Lưu trữ tỉnh Kiên Giang quý độc giả sẽ được mở mang thêm tầm hiểu biết vế rất nhiều các lĩnh vực đặc biệt các giả sẽ có cơ hội tìm hiểu thêm về lịch sử cũng như truyền thống đấu tranh và quá trình phát triển kinh tế-xã hội của tỉnh Kiên Giang. Mọi chi tiết xin liên hệ: Trung tâm Lưu trữ, số 14 Ngô Gia Tự, phường An Hòa, Rạch Giá, Kiên Giang (điện thọai 077.3860038)./.
Trịnh Thị Mai
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Kiên Giang
